Dentro das ferramentas de gestão de tempo, o Google Calendar é a minha preferida. Partilho 5 formas de utilizares.
Quando se fala em gestão de tempo, gosto de falar de gestão de prioridades. E no contexto profissional, é muito importante termos um guia que nos permite saber quais os assuntos mais importantes e quais os resultados a concretizar.
Assim, todos temos uma lista de tarefas semanal com o objetivo de riscar cada uma dessas tarefas.
Para além da lista de tarefa, há quem use agendas.
Utilizei agendas durante o ensino e na faculdade a escola oferecia no kit anual uma agenda com o calendário da universidade e as datas dos exames. Usei apenas uns meses, porque tinha tudo na minha cabeça, por assim dizer.
Assim, a minha primeira agenda foi comprada já no meu primeiro trabalho. Contudo, não me dei bem com ela. Esqueci-me de apontar as coisas ou esquecia-me dela em casa. O que fazia melhor era apontar tudo no telemóvel.
E assim nasceu o uso do Google Calendar, como calendário e agenda.
O Google Calendar é um calendário digital em que podemos adicionar tarefas a determinadas horas, convidar pessoas para esses eventos, partilhar a agenda com outros membros de equipa e adicionar links para videoconferências. Para mim é das 7 ferramentas de gestão de tempo que utilizo no trabalho e tem-me ajudado imenso nos últimos anos.
Com o contexto da pandemia do Coronavírus e com o trabalho remoto, comecei a dar mais valor ao Google Calendar. Estas são as maneiras que utilizo o Google Calendar no meu dia-a-dia pessoal e profissional:
1 – Para apontar consultas
Utilizo muito o Google Calendar para as minhas consultas de saúde ou do dentista, que são aqueles compromissos que não dá jeito nenhum faltar. Posso também incluir no calendário uma data específica para me lembrar de fazer análises de rotina por exemplo.
Uso também para apontar alguns hábitos de saúde, por exemplo. Se quero reduzir a toma de café de 3 para 2 cafés diários, coloco de manhã essa nota. Ou então perto da hora de almoço coloco “último café do dia”. Estes pequenos reminders podem parecer estranhos e até exagerados, mas sei bem como é fácil perdermo-nos nos hábitos diários e assim qualquer promessa que façamos de mudar, rapidamente quebra-se com o esquecimento.
O Google Calendar é como se fosse o grilo falante: relembra-me se estou a fazer algum desafio e para o cumprir.
2 – Para tarefas diárias
Como disse, não me dou bem com agendas físicas. E há ferramentas online como o Trello que te permitem organizar no dia-a-dia.
Mas se conheço bem os meus ritmos de produtividade, diria que me dou melhor com avisos de “faz já”. Se tenho de fazer um relatório semestral que tenho de entregar daí a uma semana, marco na agenda a hora em que o vou fazer. Se é às 10h ou às 15h, fica marcado no calendário a bloquear o meu tempo. Porque às vezes não chega ter na lista de tarefas. Como sou flexível e calculo bem o tempo que demoro a fazer cada tarefa, sinto às vezes alguma procrastinação. As tarefas mesmo importantes têm de ser feitas e a melhor maneira de as completar é bloqueando tempo no Google Calendar especificamente para isso.
Tem me dado muito jeito semana a semana e até agora, tudo tem sido feito.
3 – Marcar tarefas chatas
Há algumas tarefas que tenho deixado em stand-by, como marcar exames de rotina ou finalmente ir a um balcão encerrar aquela conta bancária que não me faz nada. Uma forma de não me esquecer desse evento é apontar no Google Calendar.
Confesso que há eventos que acabo por adiantar ou atrasar porque não me apetece fazê-los. Contudo, não os apago do calendário, apenas mudo para outra data. Uma outra dica é nunca apagar eventos anteriores, como por exemplo férias.
Além de ter a ferramenta oficial do trabalho para marcação de férias, no Google Calendar copio as mesmas e tenho em atenção se realmente tirei aqueles dias. Por exemplo, às vezes tiro o dia de férias, mas a minha empresa fez ponte. Eu estive de férias, é certo, mas não utilizei aquele dia. Assim, o Google Calendar ajuda-me a contar os dias gozados. E se eu souber quando tenho férias, talvez seja um bom dia para marcar aquelas tarefas chatas.
4 – Marcar reuniões e enviar convites
Sempre que marco uma reunião com um cliente para fazer um website ou para agilizar estratégias de marketing para redes sociais com um amigo meu, marco sempre no calendário e envio-lhe um convite. Assim, o evento fica bloqueado na sua agenda e podemos estar os dois presentes.
Por vezes, basta umas trocas de mensagens no WhatsApp e os compromissos ficam marcados.
Outra maneira que utilizo o Google Calendar é para antecipar eventos. Ou seja, se tenho uma reunião na quinta-feira, posso por um alarme na quarta-feira para preparar essa reunião. Assim, fico com os vários momentos gravados e sei quanto tempo gastei em determinados projectos.
5 – Para estar com os amigos
O tempo livre também é importante de ser agendado. Foi uma das coisas que aprendi sobre produtividade durante a quarentena. Como tinha de estar fechada em casa, muitas vezes o lazer e o trabalho misturavam-se no mesmo espaço. E era normal estar ainda a trabalhar às 20h ou a esquecer-me de ligar a alguém. Assim, sei que é importante marcar cafés ou jantares com amigos para por a conversa em dia.
Para ter uns momentos com amigas, às vezes acertar o dia perfeito é um quebra-cabeças. Uma pode às terças, mas naquela terça já não dá porque tem coisas marcadas. Mas depois desmarcam-se e depois a outra já não pode naquele dia. Ao bloquear no Google Calendar os dias em que estou com amigos é muito mais fácil saber se posso alterar a data ou não.
Assim, sempre depois das 18h tenho algumas atividades pensadas e sempre que um jantar, um jogo, uma ida ao cinema ou outra coisa fica marcada, vai para o calendário.
5 – Ter tempo para escrever no blog
Ter um blog em 2020 e durante 4 anos não é fruto de inspiração, é fruto de trabalho. Não faço ideia quanto tempo semanal dedico a este espaço, mas sei que tenho de ter espaço na minha agenda para escrever e rever artigos, colocar imagens, resolver links offline, entre outros.
É comum abrir o meu calendário e ver como tarefa específica trabalhar num artigo novo. E é mesmo específica, pois diz “escrever artigo + título do mesmo”. E na descrição incluo alguns tópicos que não me devo esquecer de mencionar.
Assim, o Google Calendar tem tarefas profissionais, tarefas do blog e tempos livres pessoais. É assim que consigo manter tudo em harmonia, sem me cansar.
Se não está no calendário, não existe
Este é um princípio aplicado no meio profissional, no que diz respeito à escrita. Deixar tudo por escrito, quer seja um briefing de um projeto ou uma proposta ou termos de negociação, é realmente importante termos alguma prova escrita. O mesmo ocorre no calendário. Se marcaste uma reunião, mas esqueceste-te de por no Google Calendar, então ela não existe e podes não estar presente.
É por este motivo que encho o meu calendário de tarefas, reminders, pensamentos, reuniões, projetos, coisas a fazer, por mais pequenas que sejam. Confiar na nossa cabeça para se lembrar de tudo não é uma boa maneira de fazer gestão de prioridades para se ser mais produtivo. E para que esteja sempre “atualizada”, o Google Calendar é um excelente amigo para isso.