7 técnicas de gestão de tempo para ser mais eficiente

É um tema que interessa muito a profissionais, por causa do stress no trabalho. Neste artigo digo-te as técnicas de gestão de tempo que utilizo há anos e que te podem ajudar.

Falar de gestão de tempo é mais do que falar de gestão de tarefas. É um tema que nos diz muito, quando queremos equilibrar a vida profissional e a vida pessoal. Já tinha falado sobre o tema da gestão de tempo, mas acho que é necessário aprofundar as técnicas de gestão de tempo que podem ser usadas no dia-a-dia.

Bem sabemos que todos temos as mesmas 24 horas e que há outras tarefas que nos limitam o tempo, como cuidar dos filhos, ter um trabalho exigente, não ter apoio familiar. Neste caso, aquilo que deves pensar é na melhor alocação de tempo e na melhor gestão que podes fazer. Cada um deve fazer dentro das suas possibilidades – e também abrir a mente para novas abordagens.

O intuito é estar sempre a afinar procedimentos, porque a vida muda e temos de adaptar o que já não faz sentido.

O primeiro passo é saber que não existe gestão de tempo – é gestão de prioridades

Falar de gestão de tempo é incorrecto. Porque não vais gerir o tempo, não é possível guardar uma ou duas horas de terça-feira e “passá-las” para a quarta-feira. O que consegues fazer é gerir prioridades e, a cada hora, escolher no que te vais dedicar.

Num mundo enorme de possibilidades gerir prioridades é saber dizer que não.

E fazemos estas escolhas todos os dias. Vou mandar primeiro este e-mail ou acabar o relatório? Vou cozinhar ou mando vir comida ao jantar? Bebo um copo de vinho ou um copo de água? Vou ver um filme ou escrever no blog?

Toda e qualquer escolha mostra que estamos a preferir algo. Assim quando estamos a gerir tarefas, estamos a colocar prioridade em A em vez de B. A ficará completo e B ficará incompleto. No dia seguinte, terás de perceber se B vai ficar completo ou se vais pegar em C. O stress muitas vezes aparece porque estamos em modo “fazer tudo”, sem perceber primeiro o que é realmente importante fazer.

Por isso, deves primeiro saber o que é prioritário. E quando algo é prioritário, é muito mais fácil fazê-lo, até todos os dias. Como diz Tony Robbins, “Where focus goes, energy flows”. Pensa nisto: se não estás a conseguir ter tempo para fazer algo, é simplesmente porque tal ainda não é uma prioridade para ti.

Quanto a técnicas de gestão de tempo, partilho contigo algumas que utilizo todos os dias.

1. Sabe exactamente quanto tempo demoras a fazer uma tarefa

Esta técnica utilizo desde crianaça até. Costumo trabalhar rápido, porque esse é o meu ritmo natural. Assim, deves primeiro entender o teu ritmo e uma forma de o fazer é cronometrar o teu trabalho.

Parece um pouco estranho, mas é mesmo importante saberes quantos minutos demoras a fazer uma determinada tarefa. Sim, em minutos.

Acho piada quando as pessoas dizem que “ir ao supermercado é cinco minutos de carro”. Contudo, se contar o tempo entre o fecho da porta de casa e o entrar no supermercado, passaram no mínimo 10 minutos. E mesmo aqueles cinco minutos de carro, com semáforos e passadeiras, facilmente tornam-se oito ou nove minutos.

Por isso, não vais ficar no “supostamente”. Entende realmente os teus timings. Se metes o alarme de manhã para as 8 horas, a que horas estás à frente do computador? Assim talvez notes que demoras 20 minutos a sair cama, tomar banho, vestir e tomar o pequeno almoço. Só tu sabes o tempo que demoras e esse dado vai-te ajudar a perceber onde é que gastas maioritariamente o teu tempo.

2. Escolhe a tua melhor hora de trabalho

Esta não é tanto uma técnica de gestão de tempo, mas sim um framework para saberes qual é a melhor altura do dia para trabalhares.

Se te sentes mais concentrada de manhã, és provalvemente uma cotovia (early bird). Se preferes acordar mais tarde e trabalhar de noite, és uma coruja (night owl). Eu, por exemplo, trabalho melhor de dia e portanto para fazer este desafio 90 dias de escrever no blog, prefiro reservar alguns minutos de manhã para o fazer.

Talvez tenha de acordar mais cedo ou ficar depois das 18h a trabalhar. Contudo, sei que as tarefas importantes têm de ser feitas logo quando quero, e não ao final do dia, porque essa é a minha melhor forma de trabalhar.

3. Começa pelo mais difícil

Quando se trata de gestão de tempo no contexto laboral, gosto de fazer as coisas que demoram mais tempo de manhã. Podem roubar a maior parte do dia, mas as coisas simples sei que as faço em apenas alguns minutos. Assim, ao começar pelo mais difícil, e o superar, vou ter um sentimento de realização grande. E quando chegar às coisas mais fáceis, gasto menos tempo e poderei até ter tempo livre para fazer outras coisas.

Começa pelo que é mais difícil e demorado. O resto vai ser mais fácil de fazer.

4. Quando fazes uma tarefa demorada, não pares

Existem algumas técnicas de gestão de tempo que indicam para trabalhares em blocos sem interrupções. A técnica Pomodoro é uma delas, em que trabalhas blocos de 25 minutos e depois descansas.

No meu caso, quando estou a terminar um relatório, não paro até ter 90% do mesmo feito. A última parte será sempre edição e revisão do conteúdo. Ao focar-me naquela tarefa mais complexa, consigo terminá-la sem ficar a meio, o que iria dificultar o meu trabalho, caso tivesse de regressar à mesma.

Por isso, nas tarefas mais complexas, desliga as notificações

E como ignorar as distrações? Desliga as notificações. Uma curiosidade: sempre trabalhei sem Wifi ou dados ligados no telemóvel. É verdade. Durante o dia não tenho dados ligados. Apenas olho para o WhatsApp em momentos de pausa. Assim, consigo desligar de todas as notificações que posso receber e fico realmente concentrada.

5. Escrever tudo

“Se não está escrito, é porque não existe”

Esta é uma máxima para o trabalho e para vida. Não podes confiar na tua memória. Se te queres lembrar de fazer algo daqui a 30 minutos, dois dias ou três semanas, deves apontar tudo.

No meu caso, faço listas duas ou três vezes para não me esquecer de nada. Mesmo nos artigos para o blog, escrevo um título provisório e alguns tópicos.

Para me lembrar de tarefas específicas ou eventos, utilizo o Google Calendar. Para o desafio 90 dias, coloquei um evento todos os dias, de manhã, para não me esquecer. Para outros hábitos diários, também aponto. E mal me lembro de fazer algo como “amanhã tenho de tratar disto”, pego no telemóvel e coloco no calendário.

O mesmo ocorre com conversas, reuniões. Se está escrito, alguém poderia ter lido e saber melhor. Por isso, aponta mesmo tudo!

Ler mais: Ser produtiva no trabalho: 5 coisas que aprendi durante a quarentena

5. Preparar sempre os momentos seguintes

Esta técnica permite-me ser bastante mais ágil no dia-a-dia. Porque em vez de começar uma tarefa e fazê-la até ao fim, acabo por ir “fazendo” ao longo do dia. Vou-te dar um exemplo.

Se vou enviar um e-mail, abro a mensagem, escrevo duas ou três ideias principais e guardo nos rascunhos. Faço o mesmo com blog posts ou relatórios. Escrevo sempre uma estrutura base com princípio, meio e fim. E deixo de lado. Ao voltar ao tema, não estou desorientada e levo menos tempo a focar-me no que preciso de fazer.

Caso tenha de enviar e-mails que são basicamente iguais (de follow-up por exemplo), guardo os exemplos de e-mail. Assim, basta copiar e colar e em menos de dois minutos já realizei mais uma tarefa.

Podes aplicar isto a tarefas, dias ou semanais. Olhares para como vai ser o futuro é de facto preparares o teu sucesso.

6. Delegar

Esta é uma das técncias de gestão de tempo apenas possível para alguns, mas vai ao encontro da questão da prioridades.

Ter mais tempo pode significar: eliminar uma tarefa ou delegar uma tarefa.

Por exemplo, limpar a casa. Como não podes eliminar essa tarefa, mas gostavas de ter tempo para fazer um blog, podes tentar delegar essa tarefa. Se não for possível, tenta otimizá-la: quanto tempo demoro a fazer? Posso acordar mais cedo para tratar disto? Ou a minha prioridade é dormir bem e prefiro fazer isto mais tarde?

Olha para cada tarefa e pensa quais as opções que tens. Muitas delas podes eliminar da tua vida e vê só o tempo que ganhas para fazer outras coisas de que gostas.

7. Cria momentos de relaxamento

Por fim, uma boa técnica de gestão de tempo é bloquear no calendário momentos de relaxamento.

Porque para viver bem, é preciso momentos de descontracção. E mais do que isso, é nesses momentos que tu ganhas clareza.

Ter clareza na tua vida é saberes quais são as tuas prioridades. Do que precisas para viver. E por isso quantos mais momentos de relaxamento tiveres, mais ideias vais ter, mais coisas podes eliminar ou delegar, mais energia tens para desempenhar as tuas tarefas. Saber parar é uma arte e pode-te ajudar muito em momentos de maior stress.

Estas são técnicas de gestão de tempo que utilizo todos os dias e que, de certa forma, estou a melhorar. Talvez haja um terceiro artigo sobre o tema. Por isso, se foi útil, começa por saber o que é prioridade para ti!