Queres ser mais produtivo, criativo e ainda ter momentos de relaxamento ao longo do dia? Começa a aplicar a técnica Pomodoro.
Falar de produtividade é muitas vezes falar de gestão de tempo, prioridades, reuniões, listas de tarefas, objetivos, apps, gestão de projetos.
Há preciso haver preparação e planeamento, para que consigas fazer mais em menos tempo. Também é importante saber que fazer menos, mas amas importante, pode-te ajudar a chegar a patamar em que a cada dia estás mais perto dos teus objetivos.
Contudo, o que acontece quando tens de ver os e-mails e gerir as reuniões? Parece que vem tudo ao mesmo tempo e não consegues controlar muito. A solução? Arranjar uma metodologia para te ajudar na prática.
O que é a técnica Pomodoro?
Muito estudada pela gestão de tempo, a técnica Pomodoro é inspirada da cozinha. Pomodoro é tomate em italiano, referenciado a um popular cronómetro que os italianos costumam ter na cozinha.
A ideia é trabalhar períodos de 25 minutos, sem interrupções, e depois fazer uma pausa de 5 minutos. Repete este ciclo durante 4 vezes. Depois, faz uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.
Esta técnica é recomendada pois permite a pessoa evitar distrações durante 25 minutos e focar-se totalmente em fazer as tarefas que se propõe a fazer. Ao final de 4 ciclos, tens 1 hora de trabalho e 20 minutos de pausa. Uma forma equilibrada de trabalhares e ao mesmo tempo descansares, o que ajuda na criatividade.
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Como fazer na prática?
Em termos práticos, a técnica Pomodoro também te ajuda a perceber qual é a evolução do teu dia de trabalho.
Claramente existe tarefas mais dispendiosas que outras. Fazer um relatório pode demorar horas a recolher informação, enquanto marcar uma reunião é mais simples. Cada tarefa deve por isso ter a sua importância.
O primeiro passo é fazer a lista de tarefas. As tarefas devem ser específicas ou em blocos.
Por exemplo, podes definir que um ciclo de Pomodoro será dedicado a esvaziar a tua caixa de entrada. Ou seja, vais estar totalmente focado em responder a e-mails. Outra tarefa é para completar o relatório mensal. Se não terminares em 25 minutos, deves colocar a tarefa como 50% concluída.
Ao completar um ciclo de Pomodoro, olha para a tua lista e elimina aquilo que está feito. Repete os vários ciclos até acabar a tua lista e terás o teu dia concluído.
Ao aplicares a técnica Pomodoro e verificares o que fizeste, vais conhecer melhor os teus ritmos e até se preferes trabalhar de manhã ou à tarde.
Para controlares os ciclos, utiliza uma app no teu computador. Este timer é simples, rápido, prático.
E o que fazer nas pausas?
Acho que um dos segredos da técnica pomodoro é forçar-te a fazer pausas de 5 minutos. Estas pausas são ótimas para descontrair e até ativar a tua criatividade. Quando te afastas um pouco dos problemas, tens outra visão e encontras soluções sem estares à espera das mesmas.
Nestas pausas, aproveita para alongar (existem vários vídeos rápidos no Youtube) , verificar notificações nas redes sociais, lê, ou, se puderes, caminha um pouco. Afasta-te do monitor para fazer um chá e descansar os olhos.
Um conselho, não estejas sempre a ver o e-mail. Se a cada ciclo estás a ver o teu e-mails, vais-te concentrar mais no acumulado de trabalho que tens, do que propriamente nas tarefas que tens de concluir.
O ideal é estar totalmente focado durante 25 minutos e depois aproveitar as pausas. Vão-te ajudar a manter os níveis de energia altos.
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Dicas para aproveita a técnica Pomodoro em teletrabalho
Em regime de teletrabalho, principalmente aquele vivido durante a pandemia, não é fácil estar sempre fechado em quatro paredes. As videoconferências acumulam-se e torna-se difícil desligar. Estás em piloto automático e parece que viveste um ano inteiro de trabalho em poucos meses.
A técnica Pomodoro pode ser um bom aliado, nos momentos em que não tens reuniões. Esta vai-te ajudar a desligar o acessório e a concentrares-te no essencial.
Lembra-te que ao fim de 4 ciclos, fazes uma pausa de pelo menos 15 minutos. Sim, 15 minutos! Dá para fazer um treino rápido, ler o teu livro preferido, fazer scroll no Instagram. Ao dedicares-te a fundo a cumprir várias tarefas sucessivamente, tens a recompensa: um mini descanso dentro de um dia atarefado.
Para que a técnica Pomodoro seja realmente aproveitada, segue estas dicas:
- Elimina as notificações. Apenas ligo o Wi-Fi e os dados móveis nas pausas, assim não sou interrompida;
- Vê o e-mail de duas em duas horas. A maioria tem notificações, pelo que podes rapidamente saber se é um e-mail urgente ou não.
- Faz uma triagem. Se consegues responder ao e-mail em menos de 2 minutos, responde imediatamente. Se não, aponta a tarefa e reserva para um ciclo de 25 minutos para lidares com todos os e-mails.
- Revê a lista várias vezes. O que está feito, elimina. O que está por fazer, calendariza.
- Tem em mente os prazos;
- Faz um equilíbrio entre tarefas mais demoradas, mas importantes vs tarefas mais simples e menos importantes. Faz uma ou outra para conseguires fazer mais no teu dia
- Antes de fechares o teu dia de trabalho, retira alguns minutos para preparar a lista de tarefas do dia seguinte.
Estas são algumas dicas para usar a técnica Pomodoro no teu dia-a-dia. O segredo está no trabalho focado e nas pausas. Ao teres este balanço consegues manter níveis de energia mais altos e usar os descansos a teu favor. Assim vais conseguir desligar no final do dia com mais coisas feitas.
Um último conselho: se esta técnica não resultar, adapta aos teus ritmos de trabalho. O que funciona para outros pode não funcionar para ti.
