PRODUTIVIDADE

Ser produtiva no trabalho: 5 coisas que aprendi durante a quarentena

Esta quarentena levou ao trabalho remoto e com isso aprendi algumas coisas.

2020 parece estar a ser um ano minimamente estranho para a maioria das pessoas. O Coronavírus é uma doença infecciosa que afeta os pulmões e em escassas semanas tornou-se numa pandemia a nível mundial. Com um nível de propagação bastante rápido, foi necessário evitar o contacto humano e assim há mais de dois meses que trabalho a partir de casa.

Saio poucas vezes de cada devido ao estado de emergência inicialmente decretado e ainda não pisei o escritório.

Não sei fazer futurologia, mas sei que o mundo vai mudar depois do Coronavírus. O mundo que conhecemos dificilmente ficará o mesmo.

Além do mundo mudar, também vai mudar a produtividade no trabalho

Foi uma adaptação imprevisível para as empresas. Em escassas horas, tiveram de viver num mundo em que a maioria dos colaboradores trabalhavam cinco dias por semana no escritório. E de repente, tiveram que ir trabalhar para casa e em trabalho remoto.

Eu fui dessas pessoas incluída e passado algumas semanas partilhei as 11 dicas para trabalhar remotamente fruto da minha experiência.

Assim sendo, outra coisa que também aprendi foi a trabalhar melhor, ou melhor, a ser produtiva no trabalho.

Uma das grandes preocupações das empresas tem a ver com os seus colaboradores a forma de trabalhar. Esta experiência de trabalho remoto tem algumas componentes pouco espectáveis.

As pessoas não podiam sair de casa e tinham de diminuir o contacto humano. Assim, passavam as várias horas do dia sozinhas ou acompanhadas, mas sem a possibilidade de espairecer. Outros tiveram a dura realidade de gerir crianças ao mesmo que trabalham ou até mesmo acompanhá-las nos estudos. Tal era a preocupação de continuar a ser produtiva no trabalho, para também ajudar a equipa.

mesa de trabalho com cadeira creme
Photo by Bench Accounting on Unsplash

Da minha parte, a experiência de trabalho remoto tinha todas as condições para ser produtiva no trabalho.

Antes desta experiência, já era adepta do trabalho remoto do ponto de vista de produtividade e de poupança de tempo e de dinheiros nos transportes habituais. Acredito que a tecnologia nos fornece todas as ferramentas necessárias para trabalhar da melhor forma e manter o contacto humano e a criatividade.

Assim, quando a quarentena começou, já tinha planeado os meus dias para ser produtiva no trabalho e também na vida pessoal. Tinha planos para conciliar as várias vertentes da minha vida e fiz ideia de fazer exercício físicio durante a hora de almoço, dedicar-me a cozinhar mais e fazer todos os cursos online que quisesse.

Estar em casa para mim fazia sentido. Sou muito criteriosa com a minha gestão de tempo, pelo que para mim estar em casa é uma oportunidade de conciliar vida profissional, tarefas domésticas, vida social e os meus próprios projetos.

Ocupada VS ser produtiva no trabalho

Ainda assim, depois das primeiras semanas, tornou-se um desafio perceber se estava simplesmente ocupada ou a ser produtiva no trabalho.

Assim tive de avaliar os meus comportamentos e aprendi 5 coisas durante a quarantena:

1 – Multitasking vai-te matar no longo prazo

Eu escrevo rápido, organizo-me dentro da minha desorganização e gosto de fazer as coisas rápido.

É um mindset que cultivo desde criança. Depois da escola, chegava a casa e tinha duas hipóteses: brincar ou fazer os trabalhos de casa. Se eu brincasse primeiro, os trabalhos ficavam por fazer e tinha de interromper alguma brincadeira para os fazer. Mas se fizesse os trabalhos de casa primeiro, então teria o resto do tempo para brincar durante muito tempo. Além disso, se fizer os trabalhos bem e rápido, ganho mais segundos.

Assim, criou-se o lema: primeiro trabalhar e depois brincar. E este mindset certamente me ajuda a ser produtiva no trabalho.

No local de trabalho, para além de trabalhar rápido, o multitasking parecia ser algo eficiente. Assim conseguia fazer mais coisas em menos tempo. Continuo a ser a pessoa que tem múltiplas tabs abertas e que salta de assunto em assunto frequentemente. Posso estar a ler um artigo, parar para responder ao chat, abrir o e-mail para verificar novidades e voltar ao artigo.

Com o trabalho remoto em quarentena, fazer multitasking é trabalhar bem. pareceu uma boa estratégia. Para ser produtiva, só podia fazê-lo com multitasking, ainda mais num período de crise. Havia uma maior urgência de aplicar novas estratégias e uma maior resposta de adaptação das pessoas. Assim, eu tinha de estar preparada para fazer novas coisas e ser produtiva no trabalho à mesma.

Se tinha de fazer mais coisas, então tinha de fazer várias coisas ao mesmo tempo rapidamente. O Multitasking funcionou durante algumas semanas, mas depois vacilou. Em vez de estar a fazer um excelente trabalho, estava a fazer multiplas tarefas com pouco valor.

O multitasking vai-te matar no longo prazo porque o que concretizas é muito pouco

Passar de uma tarefa para outra pode-se dar a sensação de ser produtiva no trabalho, contudo, no final, vais ficar mais confusa. A partir da quinta semana, não me conseguia focar numa tarefa do princípio ao fim. Não estava focada durante 20 minutos para ler um briefing – isto porque necessitava de me distrair com outras tarefas para “aproveitar” da melhor forma o tempo.

Tive então de mudar de estratégia. Focar-me em cada tarefa de cada vez faz com que sinta o meu progresso de outra forma. Assim consigo ser produtiva no trabalho: fazendo cada coisa com a sua importância. Já não estou a acumular tarefas, estou a acumular conhecimento e chegarei à mesma ao destino. É assim a melhor forma de ser produtiva no trabalho.

equipa a trabalhar com computadores
Photo by Annie Spratt on Unsplash

2 – Além do multitasking, percebi que fazemos muita coisa com pouca importância

A vida de escritório é passar 8 horas por dia, 5 dias por semana. Parece que somos pagos só por aparecer e não para criar efetivamente resultados. É muito falado atualmente que ser produtiva no trabalho é mais do que estar sentado na secretária, mas há patróes que desconfiam dos seus empregados e precisam de os ver para ter provas do seu trabalho.

Trabalhar remotamente e em casa mostrou-me que há muitas mini-tarefas que têm pouca importância. Esta quarentena colocou um peso tremendo nos negócios. Assim, é preciso ser ágil e a comunicação tem de ser curta, clara e concisa.

As videoconferências aparecem para clarificar dúvidas e os relatórios cumprem os prazos de entrega. Os muitos pais que trabalham em casa e cuidam das suas crianças têm de ser bastante selectivos com o seu tempo, pelo que focam-se apenas nas tarefas importantes e que trazem resultados.

Assim, como humanos, podemos fazer trabalho melhor e com mais valor. A trabalhar em casa, noto como é fácil fazer várias tarefas, mas também é importante ter algum tempo para pensar sobre assuntos específicos, ter novas ideias, planear estratégias. Ser produtiva no trabalho passou a significar prioritizar as tarefas que trazem mais valor.

3 – Nunca é demais fazer briefings

Esta é uma skill importante que estou a desenvolver durante a minha experiência de trabalho remoto: a capacidade de fazer briefings antes de um projeto.

Com a rápida adaptação, as empresas não tiveram tempo para pensar sobre sistemas, procedimentos, comunicação, documentos e boas práticas de reuniões.

Contudo, passadas 5 semanas, há que continuar o trabalho. Mesmo que tenha alterado ligeiramente a estratégia de marketing, há certas rotinas que não mudam: atualizar as redes sociais, escrever artigos para o blog, optimizar campanhas de Google Ads, trabalhar com a agência sobre PR. Cada vez mais é preciso estar presente e saber exactamente o que é para fazer.

O briefing aparece como uma forma de comunicar um projeto e todos estarem a par dos objetivos e os resultados a alcançar.

Como não estamos no mesmo escritório, é mais difícil passar uma mensagem para 3 ou 4 pessoas que fazem o mesmo projeto. Assim, um briefing é uma solução para este desafio.

Eu utilizo ferramentas como o Notion ou o Confluence. Escrevo uma página em que indico qual o objetivo da tarefa, quem é o owner da mesma, como é que vai ser feito e qual o prazo de apresentação. Tudo tem de ficar documentado (se não está escrito, é porque não existe).

Para mim, como o multitasking não estava a ajudar a ser produtiva no trabalho, criei breves briefings para me ajudar a perceber o trabalho e o que precisa de ser feito.

Além disso, ajudou bastante no meu trabalho de equipa. Se alguém perguntasse: “é necessário fazer isto?” eu respondia “acho que no briefing diz que não, por isso não fazemos”.

Para managers e chefes, os briefings são ferramentas importantes para estabelecer expectativas, definir objetivos, delegar tarefas e gerir o esforço da equipa. Em tempos de crise, a discussão e delegação de tarefas tem de ser feita de forma celere e ter um briefing ajuda nesse primeiro momento.

rapariga a dormir
Photo by Vladislav Muslakov on Unsplash

4 – Organiza o teu tempo livre

Uma das conclusões a que cheguei sobre ser produtiva no trabalho tem a ver com o que fazemos nas horas livres.

Ao trabalhar a partir de casa, notei que muita gente acusou que trabalhava mais horas. É fácil fazer as contas. Abrimos o e-mail às 9 da manhã e se calhar depois das 19h continuamos à frente do computador. Contudo, se fosse no escritório, sairíamos mais cedo.

Sem a viagem habitual para o escritório, o tempo ganho é utilizado no trabalho. A hora de almoço pode ser mais curta e, se se fizer as contas, algumas pessoas trabalham mais do que as habituais 40 horas (se essas horas são produtivas ou não, essa é outra história).

No meu caso, comecei a colocar demasiadas coisas na minha lista de tarefas. Envolvia cursos online, exercício físico, blogging no Medium, publicações no Linkedin ou todo o trabalho que fiz em melhorar o SEO do blog.

Assim, aprendi que é necessário definir uma hora para deixar de trabalhar. Estou a escrever este texto e são 18h30. E no dia anterior só desliguei o computador às 19h.

Para fazer uma melhor gestão do tempo, coloco no calendário os dias que vou ao supermercado ou quando faço exercício físico. Também escrevi como prioridades passar tempo a ver Netflix e as minhas horas de almoço devem ser pelo menos uma hora e aproveito sempre para ler.

Por isso, mesmo estando a trabalhar em casa, é necessário ter uma hora para desligar e ter horas para relaxar – vais ver que faz diferença.

5 – O último e melhor conselho: NÃO FAÇAS MUITOS CURSOS ONLINE!

É algo que alguém me deveria ter dito no primeiro dia, assim teria mais sanidade.

Em tempo de pandemia a procura por cursos online aumentou e por isso a oferta ajustou-se. Com as dificuldades económicas de muitas pessoas, cada vez mais plataformas reputadas permitiam o acesso gratuito aos seus cursos. Se é grátis, é melhor aproveitar!

O meu à vontade com o multitasking passou para o meu vício de fazer cursos online. Na primeira semana, ajustei todo o meu trabalho e dei o melhor para terminar as tarefas nos horários estabelecidos. Depois, estava uma hora por dia a fazer qualquer coisa relacionada com cursos online.

Podia ser um webinar, ou escrever um artigo no blog. O meu bloco de notas em mais de 10 nomes de cursos online e eu até me inscrevi em cursos que só iriam acontecer daí a duas semanas. Os bookmarks do meu Google Chrome aumentaram do dia para a noite. Além disso, subscrevi imenso canais de Youtube, quando me apercebi que havia cursos online completos publicados no Youtube e absolutamente grátis.

Total disclosure do que aconteceu: comecei um curso do Yoast SEO e fiz em 3 dias. Depois comprei com desconto um curso de SEO aplicado a sites e e-commerce. Experimentei as plataformas do SEMRUSH e fiz dois cursos do seu percurso para SEO. Até que encontrei o maravilho site da Ahrefs.com e comecei a seguir os artigos do blog e o canal do Youtube. Depois uma tarde fiz o curso da General Assembly sobre programação (Dash Coding Course) e inscrevi-me um curso de UX Writing. Ah e ando a receber um curso em formato de newsletter entitulado “How To Be A Product Designer“. 8 cursos, 5 semanas.

Claramente que tudo isto ao mesmo tempo não iria correr bem. Comecei a ficar cansada, passar de um assunto para outro. Percebi que estava a prejudicar mais do que ajudar, por isso, deixei alguns para o verão. Depois de um mês em casa, comecei a ter outros desafios e projetos em que trabalhar e quero aproveitar o tempo livre para descansar, não para estudar mais.

Além disso, estudar 30 minutos por dia de forma consistente não é fácil. Fazer até duas horas por semana de esforço requer concentração e disciplina. E se é para aprender a programar ou sobre marketing digital, então a parte prática também vai-te tirar tempo.

Conclusão

Estas foram cinco coisas que aprendi sobre ser produtiva no trabalho.

Estes são os pontos principais a reter:

  • Fazer coisas importantes;
  • Prioritizar;
  • Não fazer multitasking;
  • Evitar distrações;
  • Criar um skill-set, mas uma skill de cada vez;
  • Criar uma mentalidade de projeto e de processos.

Podes também tirar outra conclusão: descansa e relaxa, nem tudo pode ser trabalho!