A saída de um colaborador de uma empresa nunca é um processo fácil.
Há processos de saída mais ou menos difíceis, mais ou menos previsíveis. Contudo, é sempre um processo penoso e demorado.
Quando falamos da saída de um colaborador, é uma perda de um recurso mais ou menos importante. Já houve todo um processo de integração e adaptação à realidade da empresa. Podem ter passado 1 ou 2 anos, e os seus cargos podem até ter mudado. Mas não deixa de ser um recurso que precisa de ser substituído.
Muitas empresas dispõem de algumas semanas para se poderem adaptar a esta mudança e muitas delas não estão preparadas.
Não porque não estão à espera desta mudança, mas porque desde o primeiro momento não têm um verdadeiro plano de ação para garantir a saída do colaborador, a transição a curto prazo e uma transição definitiva para um novo recurso a longo prazo.
Aqui ficam vários passos a ter em conta aquando a saída de um colaborador:
Estabelecer um plano de acção
A maioria dos colaboradores abandona a empresa num período de aviso de 30 dias. É necessário ver se o colaborador irá ficar todos os dias. Depois há que preparar uma estratégia com a fase de recolha de tarefas pendentes e tratar do processo de transição. Este plano tem de contemplar em quantos dias será feita essa transição e perceber passo a passo como ela será feita. Há que conciliar interesses, tarefas e agendas.
Transmitir as notícias
É necessário que as notícias da saída do colaborador sejam dadas o mais brevemente possível.
Ter uma resposta lenta a uma crise que se irá instalar não transmite confiança do líder à equipa. É necessário desde o primeiro momento mostrar que a notícia foi dada e que a situação está controlada desde o primeiro momento.
A verdade é que os colaboradores falam entre si e é normal que as notícias corram depressa. Os líderes devem estar atentos a estas questões e dar uma resposta simples sobre a transição, apresentando o plano.
Gerir o «antigo colaborador»
Quando um colaborador sai há um sentimento paradoxal a ter em conta.
Por um lado, temos uma pessoa que já não está em linha com a missão da empresa, pelo que a sua motivação para trabalhar decresce a cada dia que lhe são retiradas responsabilidades. Por outro lado, as empresas querem manter o recurso ao máximo quando ainda não têm um substituto. É exactamente por isso que é tão importante definir um plano de acção e atribuir funções às várias pessoas.
Vigiar o plano
Mais do que assegurar que o colaborador deixe todo o trabalho pendente feito, é necessário que a equipa esteja a absorver o seu trabalho. Qualquer agente de uma equipa tem o seu trabalho e esta transição vai apanhá-lo desprevenido se não lhe for mostrado um plano claro de acção.
Cabe à equipa dar o máximo feedback possível sobre o processo de transição e cabe ao líder dar o máximo de atenção e apoio à sua equipa para que todos consigam ter uma boa transição de tarefas.
A falta do ex-colaborador será sentida nos primeiros dias, mas com um bom plano de acção, todas as tarefas diárias serão incorporadas de forma aceitável sem prejudicar as operações da empresa.
Cuidar da equipa
É natural que em equipas pequenas, quando sai um colaborador estas acumulem funções, o que pode levar a um período de mais trabalho e stress na equipa. Cabe ao líder cuidar da sua equipa, ajudar no que for preciso e dar o apoio à mesma. Em períodos de transição e de melhor trabalho, é a inteligência emocional do líder que vai ditar se houve uma boa ou má transição, pois é ele que vai definir as prioridades de trabalho nos primeiros meses. Nestes casos, é importante serem tomadas decisões claras e compreensivas que apoiem as equipas a desempenharem o melhor trabalho possível dentro do novo contexto profissional.
Procurar um novo recurso
A procura de um recurso definitivo deve ser automaticamente comunicado ao departamento de Recursos Humanos. Desta forma, o processo de transição é mais breve e a empresa não ficará muito tempo sem um recurso viável.
Já esta nova procura pode ser uma excelente oportunidade para procurar um recursos diferentes.
As empresas devem procurar recursos com competências transversais – um recurso que consiga não só dar apoio à equipa existente, bem como trazer outras competências que poderão levar a equipa a um próximo nível de profissionalismo.
Estas são algumas dicas para poder atuar de forma eficiente na saída de um colaborador. Concluíndo, cabe às chefias desenhar planos estratégicos que protejam as operações da empresa mas principalmente as pessoas, que poderão ser as mais afectadas com estas saídas.
