Todos queremos o mesmo: trabalhar menos e ser mais produtivos. No mundo cada vez mais digital, sabe que ferramentas te fazem poupar tempo e trabalhar melhor.
Quando estou a trabalhar e me deparo com uma tarefa, quero primeiro saber fazê-la bem. Depois penso sempre «como posso fazer isto em menos tempo?». Para mim, fazer algo em menos tempo não é fazer as coisas à pressa, mas sim arranjar uma maneira de fazer as coisas mais eficazmente.
Com a tecnologia à distância de um clique, muitos de nós caem no mito do multitasking, achando que fazer várias coisas ao mesmo tempo pode trazer mais resultados. Contudo, o dispersar do foco pode levar a mais stress e menos produtividade.
Daí ser crucial na nossa rotina de trabalho ter uma boa gestão do tempo
A Gestão do Tempo não é mais que gestão de prioridades. É perceber que há atividades que realmente trazem valor ao nosso trabalho e que devemos focar a nossa atenção e tempo; e outras que têm de ser feitas, mas que devemos arranjar um sistema para não perdermos o nosso precioso tempo nelas.
Porque cada vez mais percebemos que trabalhar mais horas não significa ser mais produtivo. E porque há formas mais fáceis de fazer as tarefas do dia-a-dia, ficam aqui algumas ferramentas que deve utilizar no seu ambiente de trabalho:
Calendário ou agenda
Esta é uma ferramenta essencial para que a sua organização seja boa. Um calendário permite-lhe não se esquecer dos compromissos e de saber aquilo que lhe espera em determinados momentos do dia. Ajuda também a fazer previsões, agendar férias, entre outros.
Há quem ainda utilize as agendas em papel, em que ao escrever as reuniões ajuda na sua memorização. Contudo, atualmente, existem também calendários online, como o Google Calendar ou o Outlook, que permite uma atualização automática dos compromissos. Se a reunião for cancelada ou alterada, não tem de riscar e escrever de novo, podendo facilmente mudar o evento no calendário. A partilha de eventos por e-mail é também uma boa forma de organizar reuniões em equipa ou deixar que a chefia esteja a par das atividades semanais.
Weekly Planner
Para além do calendário, também utilizo muito o Weekly Planner. Este ajuda-me a trabalhar a semana visualmente. Imprimo um bloco de notas semanal e escrevo os objetivos todas as sextas-feiras para a semana seguinte. Se não gosta de escrever, pode ainda desenhar os blocos da semana em Excel, preencher e imprimir todas as segundas-feiras de manhã para poder ter uma visão geral dos compromissos semanais.
Esta ferramenta tem-me ajudado muito a não esquecer eventos que são com muita antecedência ou a colocar prioridades naquela semana, ajudando-me a perceber o tempo disponível que tenho para concretizar para cada tarefa. Assim, sinto que tenho mais flexibilidade nos deadlines e posso gerir as tarefas de acordo com os meus picos de produtividade.
Atualmente, utilizo o Planner semanal das Asas de Peixe, por ser simples e ter bastante espaço para escrever.
Bloco To Do
Para além do plano semanal, há também um bloco preparado com assuntos para fazer diariamente. Existem sempre urgências e tarefas mais miudinhas que nos esquecemos de apontar e que acabam por ficar por fazer. Tenho assim um bloco de notas A5 com folhas branca para apontar pequenos lembretes.
Os smartphones também têm aplicações como a Evernote para apontar pequenas ideias e outras notas. Contudo, escrevo à mão e deixo o bloco na secretária para ter um estímulo mais visual.
Post its
São um clássico das secretárias e, depois de passar meses sem um deles, senti bastante a sua falta. Os posts its são os meus salva-vidas das prioridades. Se o calendário, o weekly planner e o bloco de notas falhou, tendo alguma tarefa ficado perdida, o post it serve para não esquecer aquela tarefa definitivamente. Ao colocar um post-it no computador antes da hora de almoço, garanto que quando regressar começo por tratar aquela tarefa antes de olhar para o e-mail ou ingressar noutra tarefa também importante.
São pequenos, baratos e não podem faltar numa secretária.
Partilha de Ficheiros
Uma das coisas que é um grande obstáculo à transformação das empresas é a falta de organização quanto à partilha de ficheiros entre equipas. Saber dominar e utilizar diariamente os ficheiros partilhados do Google faz com que a informação esteja disponível para qualquer pessoa, em qualquer plataforma. Permite também que o trabalho seja desenvolvido ao mesmo tempo e a várias mãos, mais uma vez rentabilizando o tempo.
Processo de organização
Sempre fui uma pessoa que se considera «organizada» dentro da desorganização. Contudo, cada vez mais sei que uma boa gestão de ficheiros e e-mails ajuda muito no dia-a-dia. Sempre achei que era melhor organizar os e-mails à semana, mas já percebi que não é possível. Assim, aconselho a criar um sistema de organização próprio em que cada coisa, assunto ou ficheiro tenha o seu destino. Mal feche um e-mail, coloque-o na pasta correspondente. Mal faça um download de um ficheiro, coloque-o na pasta correta. Se partilhar um ficheiro que não é necessário, mude-o de pasta ou apague-o.
Chat
Os e-mails são importantes para manter comunicações registadas, mas também pode não ser tão eficazes em algumas situações. Muitas vezes, cada pessoa está na sua «zona» e a trabalhar quando é interrompida por um colega. Noto que fazemos isso sem pensar pois é muito mais rápido ter a informação na hora de forma verbal do que enviar um e-mail. É aqui que entra o poder do chat. Ter uma plataforma de conversas (com chats estritamente profissionais) ajuda a melhorar a comunicação, pois é mais eficaz e toma menos tempo.
Uma simples mensagem pode ser enviada e continuarmos o trabalho. Quando obtivermos a resposta podemos então retomar a tarefa. Assim, continuamos a trabalhar, fazemos outras tarefas, não interrompemos o fluxo do trabalho dos colegas e continuamos a produzir.
Conclusão: é tudo gestão.
No fundo quando falamos de organização e gestão de tempo no trabalho, estamos maioritariamente a perceber como podemos gerir as prioridades, quer diárias, semanais ou mensais. Todos temos objetivos profissionais a cumprir que têm de ser feitos através de atividades ora rotineiras ora extraordinárias. A melhor maneira de sermos produtivos no longo prazo é estar constantemente a avaliar a nossa lista de prioridades e criar mecanismos de hábito que nos permitam fazer as coisas e gerir as tarefas quando não há tempo ou houve troca de planos.
Numa era quase totalmente digital, estas ferramentas bem dominadas permitem a um colaborador fazer mais, realizar cada tarefa em menos tempo, ser mais eficiente e poder ter um trabalho menos stressante. Pois um bom processo, uma comunicação eficaz e um bom foco são os ingredientes principais da produtividade.
