PRODUTIVIDADE

Como fazer uma lista de tarefas

Para seres mais organizada, deves fazer uma lista de tarefas. Sabe como fazer uma.

Se estás a trabalhar, estás a produzir algo. Podes realizar projectos, colocar ideias em prática. E para saberes exactamente aquilo que estás a fazer deves ter uma orientação. Por isso é que deve fazer uma lista de tarefas.

Fazer uma lista de tarefas é essencial para qualquer trabalho

Somos seres humanos e passamos os nossos dias a realizar actividades. Desde as actividades rotineiras, como comer, dormir, andar; até actividades mais complexas, como decidir, implementar, reflectir.

Com tantos papéis e tantas responsabilidades é natural que não nos lembremos de tudo aquilo que temos de fazer num dia e é aqui que entra a lista de tarefas.

Assim, uma forma de não nos esquecermos é tomarmos notas e organizá-las para que possamos saber a quantas andamos. Na vida profissional e pessoal, planear o que vamos fazer é chave para organizarmos o nosso tempo ocupados e também para termos tempo livre para as nossas atividades de lazer.

Se fazer uma lista é importante, aprende a fazer uma lista de tarefas

Definir as tarefas

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Photo by S O C I A L . C U T on Unsplash

Deves começar o teu dia ao saber exactamente o que vai fazer. Assim, a primeira coisa a fazer é elaborar a tal lista.

Se tiveres uma lista diária e outra semanal, é possível trabalhar sempre na tarefa seguinte. Quando te sentes perdida, podes olhar para a lista e voltar ao trabalho e produzir mais.

Deves ser específica

Para quem começa, só apontar uma tarefa que estava esquecida é uma vitória. Contudo, se for uma tarefa antiga, podes ficar com dúvidas do que é para fazer.

Assim, deves especificar bem as tarefas. “Organizar a secretária” é uma coisa, mas “organizar os papéis da secretária para arquivar na sala 3” é outra. Dá-te uma orientação clara e que te direciona logo para o resultado.

Estabele prioridades

Parabéns! Começaste a semana a saber exactamente o que vais fazer. Mas agora por onde começaste?

Certamente percebeste que nem todas as tarefas são iguais. Há umas que têm prazos específicos, outras que são urgentes e umas que são apenas parte de uma etapa de um projeto maior.

Assim, podes fazer a tua lista de tarefas semanal por ordem de prioridade. A primeira tarefa é a mais importante e que deve ser feita em primeiro lugar, a segunda em segundo lugar, etc.

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Revê a tua lista e atualiza

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Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Chegaste a sexta-feira às 17h e só pensas no fim-de-semana. Contudo, esta é a oportunidade perfeita de preparares a tua próxima semana.

Retira alguns minutos e revê a tua lista de tarefas. Provavelmente algumas tarefas ficaram fechas, mas outras criaram novas coisas para fazer. Assim, reorganiza a tua lista e faz uma para a próxima semana.

Se quiseres, faz um relatório semanal para saberes no que trabalhaste e para onde deve ser o teu foco a seguir. Ao criares uma direção para o teu trabalho, vais conciliar conhecimentos e experiência, que vão ser muito úteis em tarefas administrativas, estratégicas e outras.

Dica extra: começa logo de manhã

Entre as tuas tarefas, há mais que te deixam mais entusiasmada e outras que parece que são difíceis. A minha sugestão é que se tens uma tarefa difícil e prioritária, começa mesmo por essa. Vai demorar mais tempo, mas talvez tenhas uma surpresa. Quando essas estiver feita, vais sentir-te motivada e fazer as tarefas mais pequenas de forma mais focada. Assim, terás um dia mais produtivo.

Estas são as minhas dicas para fazer uma lista de tarefas que te torna mais produtiva todas as semanas. Bom trabalho!